ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI FAALİYETLERİNE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR
SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ
ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI FAALİYETLERİNE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR
Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Topluluklar Şube Müdürlüğüne bağlı topluluklar etkinlik düzenlemek istediği takdirde aşağıda yer alan usul ve esaslar çerçevesinde başvuru yapmalıdırlar. Bu çerçevede topluluklardan yılda en az iki etkinlik yapmaları beklenmektedir.
1) Etkinlik hakkında detaylı bilgilerin (etkinlik türü ve konusu, etkinlik tarihi ve saati, etkinliğin yapılacağı yer, katılımcı bilgileri ve ihtiyaç duyulan mal ve hizmetler vb.) etkinlik tarihinden 7 gün önce Süleyman Demirel Üniversitesi Etkinlik Yönetim Sistemine (etkinlik.sdu.edu.tr) girilerek Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına iletilmesi gerekmektedir.
2) Havacılık Topluluğu, Dağcılık ve Kayak Topluluğu, Su Sporları Topluluğu, Okçuluk ve Atıcılık Topluluğu ve yeni açılabilecek spor topluluklarının faaliyetlerinde ve ekstrem faaliyetleri içeren etkinliklerde alınması gereken tedbirlerin alındığına ilişkin kontrollerin ve tedbirlerin alınacağını içeren taahhütnamenin her bir etkinlikte topluluk eğitmeni, akademik danışmanı ve katılımcılar tarafından ıslak imzalı olarak imzalatılarak başvuru dilekçeleri ile birlikte Başkanlığımıza teslim edilmesi gerekmektedir.
3) Konferans, şiir dinletisi, söyleşi, seminer vb. etkinliklerde konuşmacılara katılım bedeli ödenmemesi esastır. Müzik ve gösteri etkinliklerinde ise bütçe olanakları çerçevesinde ödeme yapılmasına Başkanlıkça onay verildikten sonra etkinlik onayı verilecektir.
4) Konferans, şiir dinletisi, söyleşi, seminer vb. etkinliklerde etkinlik yeri olarak üniversitemiz bünyesinde yer alan konferans salonu, sınıf ya da toplantı salonlarının kullanılması esastır. Üniversite dışında kullanılması talep edilen etkinlik mekanları için Başkanlıkça onay verildikten sonra etkinlik onayı verilecektir.
5) Topluluk faaliyetleri kapsamında öğrencilerden ve katılımcılardan elden para toplaması yasaktır. Ödüllü yarışmalar içeren etkinliklerde, sponsorluk desteğine ilişkin Başkanlıktan onay alındıktan sonra onaylanan firmalar tarafından ödüle hak kazanan öğrencilere ayni hediye veya nakdi hediye çeki şeklinde ödül verilebilir.
6) Ücretli etkinlikler düzenlenmesi durumunda etkinlik için kayıtlı topluluk üyelerinden alınacak ücret, Otomasyon Sistemi (otomasyon.sdu.edu.tr) üzerinden tahsil edilecektir.
7) Etkinlikler için yeme içme taleplerinin Başkanlıkça onaylanması halinde merkez mutfağından sağlanması esastır.
8) Etkinlikler için gelen konukların konaklama taleplerinin Başkanlıkça onaylanması halinde üniversitemiz tesislerinden sağlanması esastır.
9) Etkinlikler için araç taleplerinin Üniversitemiz Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Ulaştırma Biriminin olanakları çerçevesinde karşılanması esastır. Üniversitemiz araçlarının uygun olmaması halinde ise “1618 Sayılı Seyahat Acenteleri ve Seyahat Acenteleri Birliği Kanunu” kapsamında faaliyet gösteren firmaların tercih edilerek araç kiralama yöntemine gidilmesi gerekir. Araç kiralanması halinde, kiralanan araca ilişkin resmi belgeler (TÜRSAB belgeleri) başvuruya eklenir.
10) Geziye, akademik danışmanın kafile başkanlığı yapması esastır. Akademik danışmanın katılamayacağı etkinliklerde akademik danışmanın uygun gördüğü kişi kafileye başkanlık eder. Araç, başvuruda belirtilen gezi amacının ve güzergâhının dışına çıkamaz.
11) Geziye katılacak öğrenciler tarafından etkinlik taahhütnamesinin imzalanması gerekmektedir. Taahhütnamede ismi ve imzası olmayan öğrenciler etkinliğe katılamaz.
12) İl dışında gerçekleştirilen ve bir günden fazla süreli etkinliklerde katılımcı sayısı beş kişi ile sınırlı tutulacaktır.
13) Her etkinlik bitimini takip eden 5 (beş) iş günü içerisinde “Etkinlik Takip Sistemi”ne “Etkinlik Sonuç Raporu” düzenlenerek etkinlik görselleri sisteme yüklenecektir. Etkinlik sonuç raporunu zamanında girmeyen topluluğun yeni etkinlik talebi değerlendirilmeyecektir.
14) Topluluklarının Süleyman Demirel Üniversitesi kurumsal kimliği altında faaliyet göstermesi nedeniyle sosyal medya hesaplarının yönetimi Başkanlık kontrolünde yürütülecektir. Topluluğun sosyal medya hesabından paylaşım yapma yetkilisi Başkanlığa bildirilecektir.
15) Toplulukların sosyal medya hesaplarından;
· Siyasi ve ideolojik içerikli,
· Kurumun itibarını zedeleyecek nitelikte,
· Kişilik haklarını zedeleyen,
· Ayrımcılık, ırkçılık, cinsiyetçilik, bölücülük, provoke edici, şiddet ve cinsellik içeren,
· Madde bağımlılığı, alkol bağımlılığı vb. özendirici nitelikte,
· Çekiliş ve reklam içeren,
paylaşımlar yapılamaz.
Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı
Topluluklar Şube Müdürlüğü